Aller au delà d’une déclaration d’intention pour cocher les cases
Les entreprises, en matière de prévention de la corruption, n’ont pas à garantir l’absence d’actes de corruption (obligation de résultat), mais ont l’obligation de démontrer avoir fait tout ce qui était en leur pouvoir pour s’en prémunir (obligation de moyen).
Encore faut-il qu’elles puissent justifier de la pertinence, la qualité et l’effectivité du dispositif de détection et de prévention de la corruption en expliquant notamment pourquoi la méthode choisie est valide et comment elle est effectivement suivie à tous les niveaux de l’organisation.
Constat
L’Agence Française Anti-corruption, qui contrôle le respect des mesures et procédures mentionnées à l’article 17 de la loi du décembre 2016 sur la transparence, la lutte contre la corruption et la modernisation de la vie économique, a relevé dans ses rapports d’activité, plusieurs enseignements sur la maturité des dispositifs anti-corruption déployés par les acteurs publics et économiques
(https://www.agence-francaise-anticorruption.gouv.fr/files/files/RA%20Annuel%20AFA_WEB_0.pdf) en ces termes:
(…) » Un engagement des instances dirigeantes souvent insuffisant ou insuffisamment perceptible. Cet engagement, lorsqu’il existe, se limite trop fréquemment à une communication de l’instance dirigeante sur quelques mesures comme la signature du code de conduite. L’insuffisante perception par les responsables de filiales de leurs responsabilités propres interroge par ailleurs, alors même que leur entité est assujettie au respect de l’article 17 de la loi du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique.
Des entités contrôlées qui ne connaissent pas précisément leurs risques d’atteinte à la probité: Le niveau de connaissance des risques de corruption apparaît insuffisant soit parce que les entités ne se sont pas dotées d’une cartographie des risques adaptée, soit parce que la méthodologie employée pour l’établir, n’offre pas l’assurance raisonnable que tous les risques ont été identifiés et qu’ils ont été correctement évalués et hiérarchisés.
Des systèmes de management des risques lacunaires: Les dispositifs de prévention et de détection des faits de corruption sont souvent incomplets, comme en témoignent: l’inexistence ou l’incomplétude des procédures d’évaluation des tiers; l’insuffisance des contrôles comptables et du contrôle interne ;‑ une mise en œuvre parfois inaboutie du dispositif de recueil des signalements et de protection des lanceurs d’alerte.
Par ailleurs, les codes de conduite, les plans de formations, les procédures d’évaluation des tiers, les contrôles comptables ainsi que les dispositifs de contrôle interne et d’audit observés sont rarement articulés avec la cartographie des risques.
Mesures peinant à atteindre l’efficience: Enfin, ces mesures et procédures ne sont pas toujours efficaces, comme en témoignent, par exemple, les dispositifs d’alerte interne non utilisés faute d’avoir été correctement communiqués, ou les plans de formation dont il n’est pas certain qu’ils aient bénéficié aux personnels les plus exposés aux risques. (…) également que les dispositifs d’évaluation des tiers sont souvent définis mais inexécutés ou mis en œuvre sans que les résultats de l’évaluation n’aient réellement affecté la décision finale prise par l’entité (…) ».
Pourquoi adopter un diagnostic systémique?
Ces constatations illustrent encore une fois que la mise en pratique des obligations légales et réglementaires ainsi que des programmes de conformité n’est pas tâche aisée, d’autant qu’elle est trop souvent déconnectée des préoccupations et contraintes quotidiennes des acteurs de l’organisation.
La force de l’habitude et les contraintes quotidiennes ne facilitent pas l’appropriation de nouvelles règles par les opérationnels et les gestionnaires, souvent perçues comme plus de contraintes et de freins à leurs activités.
Mais comment sortir du statu quo quand, à l’heure de l’exposition grandissante des entreprises françaises à des poursuites (par les autorités étrangères ou françaises), les organismes d’enquête et de contrôle regardent les mesures concrètement prises par les entreprises et comment elles sont déclinées dans les rapports effectifs avec leurs partenaires, fournisseurs et clients ?
Car selon les contrôleurs, rien ne sert d’avoir au dossier de coûteux rapports d’intelligence économique et la panoplie des dispositifs prévus par la loi si l’on n’est pas en mesure de mettre en place des pratiques qui permettront d’identifier les « redflag », de s’adapter le cas échéant et de réagir en cas de problème.
Comment tirer profit d’une démarche d’amélioration continue ?
Comment anticiper et avoir de l’impact ? Par une approche « terrain » des solutions juridiques (et non juridiques) qui permette aux acteurs de s’approprier les référentiels (contrats, code de conduite, dispositifs, etc …) : Co-construction, tests, et amélioration continue des processus à décliner avec les personnes directement concernées.
La sensibilisation aux enjeux et l’appropriation des dispositifs quels qu’ils soient passe par une écoute des besoins et aux contraintes des acteurs exposés pour qu’ils se sentent concernés et impliqués.
C’est en faisant entrer les obligations légales et réglementaires en résonance avec les impératifs opérationnels au quotidien que pourra émerger un sentiment de responsabilité partagée des pratiques et, en faisant, une culture de la conformité.
Transformer le droit et la conformité en moteur de développement
Malgré les sanctions pénales et les amendes potentielles à l’encontre de l’entreprise en cas de manquement, nombreuses sont les Directions qui rechignent à doter l’Organisation des moyens d’agir.
Certaines seront parfois plus sensibles à une mise en cause de la réputation de l’entreprise, d’autres à l’image moins glorieuse qu’elle pourrait renvoyer par rapport aux entreprises concurrentes du même secteur qui auraient un plus haut niveau d’exigence.
Tout est question de priorité et d’intérêt à aller vers de nouvelles manières de procéder.
Si la priorité de l’entreprise est de dépasser les freins et de gagner en efficience dans la conception et la réalisation de ses projets, une autre voie est possible.